Paperless Office는 어떻게 파일 관리의 딜레마를 해결합니까?

먼저 두통 전통적인 사무실이 어떻게되는지에 대해 이야기합시다. 파일 캐비닛이 가득 차 있으며 계약을 찾는 데 시간이 오래 걸립니다. 중요한 문서는 쉽게 손실되거나 손상됩니다. 부서는 "Pass the Carcel"을 재생하는 것과 같은 문서를 전달합니다. 이러한 문제는 효과적으로 해결할 수 있습니다종이없는 사무실 시스템.

1. 전자 제출은 종이 축적을 대체합니다

Paperless Office의 가장 직접적인 이점은 파일을 "온라인"으로 만드는 것입니다. 모든 문서는 전자 버전으로 스캔되고 시스템에 저장되어 PDF 및 Word와 같은 여러 형식을 지원합니다. 예를 들어, 회사의 계약 관리 시스템은 이제 3 초 이내에 완전한 파일을 검색하기 위해 계약 번호 만 입력하면 캐비닛을 통해 뒤지지 않아도됩니다.

2. 스마트 검색 및 빠른 포지셔닝

전자 파일의 가장 큰 장점은 검색 할 수 있다는 것입니다. 시스템의 내장 풀 텍스트 검색 기능은 키워드, 날짜, 저자 및 기타 차원으로 검색 할 수 있습니다. 지난주 금융 부서는 3 년 전에 상환 양식을 찾고있었습니다. 파일을 뒤집는 데 오랜 시간이 걸렸지 만 이제는 "2022 년 여행 경비"를 입력 한 후에 나옵니다.

3. 혼란을 피하기위한 버전 제어

종이 문서에서 가장 두려워하는 것은 그들이 끊임없이 개정되고 있다는 것입니다. 누가 최신 버전을 가지고 있는지 아무도 모른다는 것입니다. 전자 문서 시스템은 역사적 버전을 자동으로 저장하고 수정 권한을 설정합니다. 우리의 마케팅 부서의 계획 제안은 이제 버전 15로 개정되었으며 시스템은 각 개정 및시기를 명확하게 기록합니다.

4. 모바일 사무실은 공간 제한을 중단합니다

종이가없는 시스템을 사용하면 휴대 전화는 언제든지 파일에 액세스 할 수 있습니다. 지난번에, 상사는 공항에서 인용문을 요청했고, 나는 휴대 전화에서 직접 시스템에 로그인하여 그에게 보내기 위해 그것을 보내주었습니다. 여행 할 때 모든 파일을 태블릿으로 처리 할 수 있으며 여행 가방에 절반을 포장 할 수 있습니다.

5. 손실을 방지하기위한 안전한 백업

중요한 파일은 스캔 후 클라우드로 자동으로 백업되므로 컴퓨터가 분해 되어도 걱정할 필요가 없습니다. 우리는 사무실이 침수되고 모든 종이 파일이 손실 된 비극을 만났습니다. 이제 전자 파일에는 트리플 백업이있어 훨씬 안전합니다.

6. 녹색 사무실은 비용을 줄입니다

몇 가지 계산을하겠습니다. 프린터 소모품, 파일 캐비닛 및 아카이브 룸 공간은 모두 비용입니다. 한 후종이없는 사무실 시스템, 이러한 비용은 70%이상 감소 할 수 있으며 이는 환경 친화적입니다.

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